Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Magnat GmbH, Gutenbergstraße 62, 14467 Potsdam, E-Mail: info@office-base.de. Die Magnat GmbH betreibt das Portal Office Base (www.office-base.de).

2. Verarbeitung beim Besuch der Website

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, übertragene Datenmenge). Diese Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb).

3. Kontakt- und Buchungsformulare

Wenn Sie das Kontaktformular oder die Antragsstrecke nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben (u. a. Name, Firmierung, Anschrift, E-Mail, Telefon, gewählte Leistungen, Nachrichtentext, hochgeladene Unterlagen), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und einen Vertrag vorzubereiten oder durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung), bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Kundenkonto und Kundendashboard

Für die Nutzung des Kundendashboards legen wir ein Nutzerkonto an und verarbeiten E-Mail-Adresse, Zugangsdaten (in verschlüsselter Form), Vertrags-, Zahlungs- und Buchungsdaten sowie Ihre Nachrichten an uns.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Identifizierung per Postident

Zur Erfüllung gesetzlicher Sorgfaltspflichten, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz (GwG), identifizieren wir den Geschäftsführer bzw. die vertretungsberechtigte Person mittels Postident-Verfahren der Deutschen Post. Dabei verarbeiten wir Identifizierungsdaten wie Name, Geburtsdatum, Ausweisdaten, Referenznummer sowie Datum und Ergebnis der Identifizierung.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Empfänger ist die Deutsche Post AG bzw. deren Ident-Dienstleister als eigenständig Verantwortliche im Rahmen des Verfahrens.

6. Vertragsdokumente und elektronische Signatur

Zur Vertragsdurchführung erstellen wir Vertragsdokumente als PDF, versenden diese per E-Mail und speichern die von Ihnen digital signierte Fassung einschließlich Signaturzeitpunkt und technischer Nachweisdaten (z. B. IP-Adresse) als Nachweis des Vertragsschlusses.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Post-, Paket- und Telefonservice

Im Rahmen der beauftragten Services verarbeiten wir Angaben zu ein- und ausgehenden Sendungen sowie Gesprächsnotizen, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist. Inhalte werden vertraulich behandelt und nur an Sie bzw. von Ihnen benannte Personen weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister für Hosting, Datenbank- und Speicherdienste sowie E-Mail-Versand ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen.

Eine Weitergabe an Steuerberater, Banken oder Behörden erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Vertrags-, Rechnungs- und Identifizierungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB, GwG). Nicht angenommene Anfragen löschen wir spätestens nach 24 Monaten.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21).

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@office-base.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der für Vertrag und Identifizierung erforderlichen Daten ist notwendig, um einen Vertrag abschließen zu können. Ohne diese Angaben kann kein Vertrag zustande kommen.